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Le travail collaboratif en entreprise avec SharePoint

by Developer le 01/08/2016 No comments

Lancé dans sa version initiale en 2001, SharePoint fait aujourd’hui partie des plateformes collaboratives les plus utilisées en entreprise. Intégrée à Microsoft Office 365 dès son lancement en 2011, la série de logiciels de Microsoft a beaucoup évolué depuis au fil des ans et propose désormais une large palette de solutions particulièrement intéressantes, aussi bien pour les TPE/PME que pour les entreprises de plus grande taille. Mais quelles sont, de façon pratique, les principales fonctionnalités de SharePoint qui le rendent si utile ?

SharePoint en bref

Pour faire simple, SharePoint est une plateforme collaborative conçue pour être déployée sur les serveurs d’entreprise afin d’assurer une meilleure gestion de leurs ressources. Dans ce cadre, elle intègre plusieurs logiciels accessibles sur un portail et permettant la gestion des contenus, des documents électroniques et de la messagerie interne. Également utile dans la gestion de statistiques décisionnelles et accessible à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, SharePoint facilite donc réellement le travail collaboratif à travers les principales fonctionnalités suivantes :

1  — Organisation des ressources numériques de l’entreprise

Grâce à un classement par thèmes ou par type des différentes ressources numériques de l’entreprise, l’utilisation de SharePoint permet une meilleure structuration, notamment à travers la création d’une arborescence bien définie. Pour les collaborateurs de l’entreprise, une telle fonctionnalité facilite l’accès aux différentes ressources documentaires.

2  —  Gestion des accès à certains documents grâce à la création d’espaces de travail

Parce qu’en entreprise, tous les documents ne doivent pas être accessibles à tous les collaborateurs, SharePoint propose des architectures prédéfinies. Consistant en des espaces de travail, ces structures permettent par exemple de limiter les accès à certaines ressources à des utilisateurs précis. De façon pratique, on peut par exemple créer des espaces de travail correspondant à chaque service et gérer les accès utilisateurs à sa guise au sein de chacun d’eux.

3  —  Simplification du travail à distance entre les collaborateurs

Comme Google Docs, SharePoint offre la possibilité aux utilisateurs d’un même réseau, de partager des documents entre eux, mais aussi de les modifier, de les corriger ou encore de les compléter directement à distance. Dans le cas d’une entreprise avec différents sites, la plateforme est d’autant plus intéressante, car elle limite les déplacements et contribue de ce fait à une meilleure productivité globale de l’entreprise.

4  —  Installation d’un réseau social interne à l’entreprise

Au-delà de l’aspect « travail » au sens strict, SharePoint permet également d’instaurer un véritable espace d’échanges et de discussion entre les différents membres de l’entreprise grâce notamment à la gestion centralisée de la messagerie intégrée. Pour les multinationales et pour les entreprises disposant de plusieurs sites de vente ou de production, cela facilite la communication, mais permet aussi de renforcer la cohésion au sein des différentes équipes.  

5  —  Échange d’informations avec l’extérieur

Si, en termes de travail collaboratif à l’interne, SharePoint rend disponibles les documents aux différents employés, la plateforme permet également de partager des données avec certaines composantes de l’environnement externe de l’entreprise, comme ses prestataires ou ses clients. Cela peut notamment permettre d’optimiser le temps d’exécution de certaines procédures, mais aussi d’améliorer de façon globale la productivité de l’entreprise.

6  —  Aide à la prise de décision

L’une des fonctionnalités très appréciées de SharePoint est son aptitude à générer des statistiques grâce à une synthèse rapide et efficace des données. Bien exploitées, ces statistiques participent à la prise de décision et à la définition de solutions efficaces.

Bien entendu, il ne s’agit là que d’une vision synthétique des principales fonctionnalités de SharePoint. Sous celles-ci, la plateforme de Microsoft offre encore de nombreuses solutions permettant de rendre le travail participatif effectif et plus simple au sein de l’entité. Dans le cadre de son utilisation optimale, il est cependant recommandé de bien identifier au préalable les réels besoins de l’entreprise. L’on pourra ainsi l’associer aux différentes autres solutions logicielles compatibles.

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