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Le travail collaboratif en entreprise avec SharePoint

by Developer on 01/08/2016 No comments

Lancé dans sa version initiale en 2001, SharePoint fait aujourd’hui partie des plateformes collaboratives les plus utilisées en entreprise. Intégrée à Microsoft Office 365 dès son lancement en 2011, la série de logiciels de Microsoft a beaucoup évolué depuis au fil des ans et propose désormais une large palette de solutions particulièrement intéressantes, aussi bien pour les TPE/PME que pour les entreprises de plus grande taille. Mais quelles sont, de façon pratique, les principales fonctionnalités de SharePoint qui le rendent si utile ?

SharePoint en bref

Pour faire simple, SharePoint est une plateforme collaborative conçue pour être déployée sur les serveurs d’entreprise afin d’assurer une meilleure gestion de leurs ressources. Dans ce cadre, elle intègre plusieurs logiciels accessibles sur un portail et permettant la gestion des contenus, des documents électroniques et de la messagerie interne. Également utile dans la gestion de statistiques décisionnelles et accessible à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, SharePoint facilite donc réellement le travail collaboratif à travers les principales fonctionnalités suivantes :

1  — Organisation des ressources numériques de l’entreprise

Grâce à un classement par thèmes ou par type des différentes ressources numériques de l’entreprise, l’utilisation de SharePoint permet une meilleure structuration, notamment à travers la création d’une arborescence bien définie. Pour les collaborateurs de l’entreprise, une telle fonctionnalité facilite l’accès aux différentes ressources documentaires.

2  —  Gestion des accès à certains documents grâce à la création d’espaces de travail

Parce qu’en entreprise, tous les documents ne doivent pas être accessibles à tous les collaborateurs, SharePoint propose des architectures prédéfinies. Consistant en des espaces de travail, ces structures permettent par exemple de limiter les accès à certaines ressources à des utilisateurs précis. De façon pratique, on peut par exemple créer des espaces de travail correspondant à chaque service et gérer les accès utilisateurs à sa guise au sein de chacun d’eux.

3  —  Simplification du travail à distance entre les collaborateurs

Comme Google Docs, SharePoint offre la possibilité aux utilisateurs d’un même réseau, de partager des documents entre eux, mais aussi de les modifier, de les corriger ou encore de les compléter directement à distance. Dans le cas d’une entreprise avec différents sites, la plateforme est d’autant plus intéressante, car elle limite les déplacements et contribue de ce fait à une meilleure productivité globale de l’entreprise.

4  —  Installation d’un réseau social interne à l’entreprise

Au-delà de l’aspect « travail » au sens strict, SharePoint permet également d’instaurer un véritable espace d’échanges et de discussion entre les différents membres de l’entreprise grâce notamment à la gestion centralisée de la messagerie intégrée. Pour les multinationales et pour les entreprises disposant de plusieurs sites de vente ou de production, cela facilite la communication, mais permet aussi de renforcer la cohésion au sein des différentes équipes.  

5  —  Échange d’informations avec l’extérieur

Si, en termes de travail collaboratif à l’interne, SharePoint rend disponibles les documents aux différents employés, la plateforme permet également de partager des données avec certaines composantes de l’environnement externe de l’entreprise, comme ses prestataires ou ses clients. Cela peut notamment permettre d’optimiser le temps d’exécution de certaines procédures, mais aussi d’améliorer de façon globale la productivité de l’entreprise.

6  —  Aide à la prise de décision

L’une des fonctionnalités très appréciées de SharePoint est son aptitude à générer des statistiques grâce à une synthèse rapide et efficace des données. Bien exploitées, ces statistiques participent à la prise de décision et à la définition de solutions efficaces.

Bien entendu, il ne s’agit là que d’une vision synthétique des principales fonctionnalités de SharePoint. Sous celles-ci, la plateforme de Microsoft offre encore de nombreuses solutions permettant de rendre le travail participatif effectif et plus simple au sein de l’entité. Dans le cadre de son utilisation optimale, il est cependant recommandé de bien identifier au préalable les réels besoins de l’entreprise. L’on pourra ainsi l’associer aux différentes autres solutions logicielles compatibles.

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Les solutions de gestion de sites multilingues pour les entreprises

by Developer on 01/08/2016 No comments

À l’ère de la mondialisation numérique, où le pouvoir est à l’information interculturelle et multilingue, l’un des principaux défis des entreprises réside dans la gestion optimale des données en leur sein, mais aussi entre elles et leurs partenaires extérieurs. Dans ce cadre, plusieurs outils logiciels offrent d’intéressantes solutions. Parmi ceux-ci, il y a notamment SharePoint, la plateforme collaborative de Microsoft. Très populaire ces dernières années, elle propose de nombreuses fonctionnalités, dont certaines permettant une prise en charge complète des sites multilingues.

Les solutions SharePoint pour le multilinguisme

Pour les entreprises faisant intervenir des collaborateurs de différentes régions ou parlant différentes langues, SharePoint offre la possibilité de planifier des sites multilingues accessibles et fonctionnels. Les récentes versions du logiciel permettent en effet de travailler dans plusieurs langues et/ou de fournir aux utilisateurs du contenu multilingue. Grâce à la fonctionnalité dédiée de SharePoint 2013 et SharePoint Online, on peut ainsi :

  • Créer et gérer du contenu dans plusieurs langues ;
  • Accéder complètement à un site dans la langue de son choix ;
  • Utiliser la même application pour échanger et collaborer avec des personnes présentes dans différentes zones géographiques et parlant différentes langues ;
  • Gérer les sites personnels dans la langue de son choix ;
  • Accéder facilement au contenu disponible dans sa langue.

Les options pour créer des sites multilingues avec les modules SharePoint

Pour fournir du contenu multilingue avec SharePoint 2013 et SharePoint Online, on a le choix entre trois options :

Option 1 : Créer des sites dans des langues différentes de la langue utilisée pour l’installation de la plateforme

Grâce à cette option, on peut créer un site avec une interface dans la langue de son choix, même après avoir installé SharePoint dans une autre langue. Précisons qu’avec cette option, seules les pages d’administration et l’interface utilisateur sont modifiés. Le contenu créé sur le site n’est pour sa part, aucunement impacté. De façon pratique, cette fonctionnalité permet par exemple de paramétrer en français, l’interface utilisateur d’un site installé avec la version anglaise de SharePoint.

Option 2 : Utiliser l’interface multilingue pour donner la possibilité aux utilisateurs d’accéder à l’interface utilisateur dans leur langue

Avec cette option, on peut créer un site dans une langue donnée, tout en affichant son interface utilisateur dans la langue la plus adéquate pour l’utilisateur final. Dans ce cas de figure, un utilisateur anglais, par exemple, accédera directement à l’interface dans sa langue, même si le site initial a été créé en français ou dans une autre langue. Comme l’option précédente, cette fonctionnalité n’impacte que l’interface utilisateur et les pages d’administration. Le contenu créé reste donc inchangé.

Option 3 : Rendre le contenu publié accessible en plusieurs langues sur plusieurs sites

Grâce à la fonctionnalité de variantes, SharePoint offre la possibilité de créer un site de variantes avec du contenu dans une langue donnée, puis de s’en servir pour la création d’un ou plusieurs autres sites de variantes avec le même contenu traduit dans d’autres langues. Intégrant un module de traduction multilingue, cette solution permet donc, par exemple, de publier du contenu sur un site en « . com/fr » puis de le synchroniser avec le site en « . com/en » où il sera traduit et publié en anglais. Dans ce cas de figure, c’est bien le contenu qui est concerné, et non l’interface ou la page d’administration comme dans les précédentes options. Afin de rendre le tout plus fonctionnel pour les utilisateurs, il suffit tout ensuite d’activer l’interface multilingue.

En plus de ces différentes options, il est également possible d’avoir recours à des solutions intégrées telles que Translasio, une solution multilingue facilitant la création et à la maintenance de sites multilingues avec SharePoint. Solution complète, Translasio propose entre autres la traduction linguistique des champs de recherche et des listes déroulantes, avec un support technique intégré.

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SharePoint 2016, les 6 principales nouvelles fonctionnalités

by Developer on 01/08/2016 No comments

Disponible à l’essai depuis quelques mois déjà, SharePoint 2016 a finalement été lancé officiellement en mai dernier. Résolument orientée vers le cloud pour une plus grande productivité et une approche toujours plus collaborative, cette nouvelle version propose des fonctionnalités assez similaires aux précédentes (SharePoint 2010 et SharePoint 2013), mais avec bien évidemment quelques améliorations. En résumé, voici les 6 principales améliorations et nouveautés apportées à la nouvelle version de SharePoint.

1  —  Un design et une ergonomie optimisés

De façon globale, l’interface de SharePoint est assez semblable à celles des versions précédentes. On note cependant un petit changement au niveau de la barre de navigation. Désormais appelée « Apps Launcher », elle se présente sous la forme d’un bandeau bleu présent dans le haut de la fenêtre, avec un look assez proche de celui d’Office 365. La photo de profil de l’utilisateur est disposée sur la droite du bandeau, à côté d’un lien vers les applications favorites de l’administrateur.

Notons que Microsoft a également optimisé l’ergonomie de sa plateforme collaborative pour les utilisateurs de mobiles et tablettes, qui bénéficient d’une navigation plus facile.

2  —  Un mode Hybride amélioré

Afin de donner la possibilité aux utilisateurs de profiter pleinement des fonctionnalités sur Office 365 tout en conservant une partie des éléments sur leur cloud privé, Microsoft a procédé à une amélioration globale de son mode Hybride. Pour optimiser les recherches sur SharePoint 2016 par exemple, il est possible de stocker une partie de son moteur de recherche sur Office 365 sans pour autant modifier l’expérience des utilisateurs lorsqu’ils effectuent des requêtes. De plus, la possibilité est également offerte de créer une redirection du lien « OneDrive » de son espace SharePoint, vers OneDrive for Business sur Office 365. Ce qui permet aux utilisateurs d’être automatiquement redirigés vers leur espace de stockage personnel OneDrive for Business via leur abonnement.

3  —  Un partage de site plus facile avec les collaborateurs

Grâce au bouton « Partager », facilement accessible sur l’écran de SharePoint 2016, il est encore plus facile d’inviter un collègue sur un site en lui accordant les autorisations nécessaires. Après avoir cliqué sur le bouton, il suffit ensuite de saisir le nom du collaborateur concerné dans l’écran qui s’ouvre. L’accès au document est alors automatiquement accordé, ainsi que les différentes autorisations prédéfinies.

4  —  La gestion des bibliothèques de documents

Comme la version précédente, SharePoint 2016 possède une barre dédiée aux outils simples (Simple Controls) qui permet de réaliser facilement les actions de base comme le glisser-déposer de documents. La création de dossiers est pour sa part facilitée dans cette version grâce à un écran dédié permettant également d’accorder directement les droits d’accès à un collaborateur. L’affichage des images stockées en bibliothèques est également amélioré avec un aperçu en pleine page qui apparaît lorsqu’on clique dessus.

5  —  Des performances plus larges et des limites étendues

En termes de performances, SharePoint 2016 va beaucoup plus loin que ses versions précédentes et offre la possibilité de stocker jusqu’à 100 000 collections de sites pour chaque base de données. Comparé aux 5000 autorisées dans SharePoint, c’est un véritable bond. L’espace de stockage pour chaque base de données est pour cela revu à 1 TO (Téraoctet), tandis que la taille maximale de fichiers qu’on peut désormais envoyer passe à 10 Go.

6  —  Un nouvel espace : le centre de stratégie et de conformité

Faisant son apparition sur cette nouvelle version de SharePoint, le centre de conformité permet de gérer efficacement le cycle de vie du contenu sur la plateforme en définissant des stratégies personnalisées de contrôle et d’action au niveau des collections de sites. Une telle fonctionnalité permet par exemple de récupérer certaines informations « sensibles » et de procéder systématiquement à des actions prédéfinies.

Avec ces améliorations, et malgré les quelques fonctionnalités retirées, SharePoint 2016 confirme la bonne santé de la série logicielle de Microsoft. Plus collaborative que jamais, la plateforme devrait ainsi faire de nombreux nouveaux adeptes auprès des entreprises, mais aussi dans le rang des développeurs de logiciels professionnels qui ne devraient pas hésiter à optimiser leur compatibilité avec le Store de SharePoint.

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5 conseils pour sécuriser vos données sensibles sur SharePoint

by Developer on 01/08/2016 No comments

L’installation d’une plateforme collaborative comme SharePoint présente clairement de nombreux atouts en termes de productivité et de gestion optimale des données pour les entreprises modernes. C’est en effet une solution facilitant le partage d’informations au sein de l’organisation, avec un accès simplifié au réseau Intranet, aux différents sites d’équipes, ainsi qu’à des applications web pro orientées vers l’extérieur. En tenant compte de tout cela, il apparaît donc crucial de maintenir votre plateforme à un niveau de sécurité optimale. Voici pour cela, 5 conseils à mettre en œuvre pour profiter pleinement des fonctionnalités SharePoint en toute sécurité :

Conseil n° 1 : Contrôlez les accès utilisateurs avec des autorisations

En tant qu’administrateur de site, SharePoint vous donne la possibilité de contrôler qui a accès à tel ou tel site et/ou contenu. Vous avez même ma possibilité de suivre le parcours des différents documents et de savoir quand, et par qui, ils sont ouverts. Pour cela, il vous suffit, en fonction de l’architecture des sites internes, de définir les autorisations spécifiques et de les personnaliser pour chaque service (représenté ici par un sous-site). Ce faisant, il est cependant important de s’assurer que les accès paramétrés permettent un accès effectif et suffisant aux utilisateurs selon leurs responsabilités, et que la communication nécessaire entre certains utilisateurs n’est pas entravée.

Conseil n° 2 : Tirez le meilleur des rapports d’audit

L’une des fonctionnalités SharePoint les plus utiles pour l’optimisation de la sécurité de votre plateforme est celle de l’audit de site. Très complète, celle-ci vous permet de retracer toutes les actions des différents utilisateurs sur les sites ainsi que sur l’ensemble des autres contenus de la plateforme. Vous pouvez par exemple vous en servir pour obtenir un historique précis des documents et réguler les activités sur la base des données fournies. Précisons que SharePoint autorise différents niveaux de paramétrage pour cette fonctionnalité afin d’obtenir des rapports adaptés aux besoins spécifiques des administrateurs.

Conseil n° 3 : Établissez des règles de fonctionnement pour encadrer l’activité sur votre réseau

En matière de sécurité, la prévention reste le maître-mot. En effet, prévoir les comportements à risques de certains utilisateurs, ainsi que les éventuels accès non autorisés à certains documents peut vous permettre de réagir en temps réel, plutôt que de devoir attendre les rapports d’audits, qui ne vous permettent qu’une action après-coup. Avec SharePoint, c’est possible grâce à l’instauration de règles de fonctionnement établies sur mesure, afin de répondre à vos exigences personnelles en matière de sécurité.

Conseil n° 4 : Verrouillez votre navigateur

À l’origine, SharePoint n’est pas fourni avec un pare-feu web. Pour une sécurité complète de vos données, il est donc important de combler cette faille en développant des applications personnalisées avec des autorisations perlées et bien définies. Le recours à un système de cryptage SSL (Secure Sockets Layer) ou à un procédé de cryptage similaire est également recommandé dans ce cadre, afin de limiter au maximum les risques élevés d’accès aux données du réseau.

Conseil n° 5 : Prévenez les risques de pertes de données avec la fonctionnalité dédiée d’Office 365

Pour ses plateformes basées sur le cloud, Microsoft propose une solution simple et efficace permettant de protéger les données sensibles, depuis leur création jusqu’à leur destruction, lorsque vous devez les déplacer et lorsqu’elles sont partagées. Il s’agit de la fonctionnalité DLP (Data Loss Prevention). Avec SharePoint 2016, cette fonctionnalité a d’ailleurs été améliorée avec de nouveaux outils permettant de définir encore plus facilement les types de documents et de données qui doivent être pris en compte.

Voilà ! En respectant ces différentes consignes, vous pouvez avoir l’assurance de disposer d’une plateforme SharePoint vraiment sécurisée. Comme vous l’aurez constaté, il s’agit essentiellement de bien évaluer vos besoins et de paramétrer convenablement votre environnement de travail collaboratif grâce aux différentes fonctionnalités SharePoint.

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Developer5 conseils pour sécuriser vos données sensibles sur SharePoint

L’application mobile SharePoint désormais disponible pour iOS

by Developer on 01/08/2016 No comments

S’il y a une série logicielle de Windows qui a le vent en poupe dans le monde professionnel ces dernières années, c’est bien SharePoint. Se réservant initialement aux grandes entreprises, la plateforme collaborative de Microsoft a en effet beaucoup évolué depuis sa première version et s’adresse aujourd’hui à un public bien plus large, incluant les PME et TPE. Après le lancement officiel de la version 2016 il y a quelques semaines, le géant américain vient de dévoiler son nouveau plan de développement dont la première phase est la mise en ligne de l’application mobile SharePoint pour iOS.

Le travail collaboratif encore plus mobile

Avec plus de 200 000 utilisateurs actifs recensés, SharePoint fait déjà le bonheur de nombreuses entreprises en leur offrant des solutions de travail collaboratives bien abouties. La suite logicielle de Microsoft intègre en effet de nombreuses fonctionnalités pour la gestion optimale des ressources numériques, pour la création de sites multilingues ou encore pour la mise sur pied d’un réseau social interne. Avec l’application mobile SharePoint, le géant américain propose une utilisation en mobilité de l’intégralité de ces fonctionnalités, avec tout ce que cela implique en termes de flexibilité et de légèreté dans le cadre de l’échange de données.

Une application complète et intuitive

En développant l’application mobile SharePoint, Microsoft a tenu à garantir à ses utilisateurs, une totale accessibilité à l’ensemble des outils de la plateforme classique, tout en optimisant l’expérience client sur les supports mobiles actuels : téléphones intelligents et tablettes. L’application peut ainsi être utilisée pour parcourir ses sites intranet, afficher les liens vers les sites marqués comme importants, afficher des profils d’utilisateurs, mais aussi effectuer des recherches de sites, de personnes ou de documents. Très ergonomique, son interface propose pour cela, trois principaux onglets :

 

  • Un onglet Sites qui vous permet de suivre l’activité de vos sites : les récents, ceux qui sont suivis, ainsi que les récents fichiers ;
  • Un onglet Liens qui vous permet d’accéder à vos sites et portails accessibles à tous les utilisateurs au sein de l’entreprise ;
  • Un module de recherche permettant de filtrer les résultats, par site, par fichier et selon les utilisateurs.

 

L’application mobile SharePoint offre par ailleurs aux utilisateurs la possibilité de détenir plusieurs comptes en ligne ou sur site, et de basculer facilement entre eux. Microsoft va même un peu plus loin en affinant le partage de fichiers sur l’application grâce au service de stockage des fichiers sur le cloud via OneDrive. Une telle optimisation permet de mieux gérer et synchroniser ses fichiers entre l’application et le cloud. De même, comme annoncé par l’éditeur, l’accès aux documents de SharePoint Online peut désormais se faire via l’application mobile OneDrive.

Compatibilité et utilisation

L’application mobile SharePoint n’est pour le moment disponible que pour les utilisateurs de périphériques tournant sous iOS. Pour l’obtenir, il suffit donc de se rendre sur l’App Store pour la télécharger gratuitement. Une fois le téléchargement et l’installation finis, cliquez sur « Ouvrir » pour la lancer. Connectez-vous ensuite à SharePoint pour accéder à l’ensemble des fonctionnalités de l’application mobile. Celle-ci se connectera automatiquement à votre environnement intranet. En termes de compatibilité, il n’y a aucun souci à se faire. Microsoft offre en effet la possibilité d’utiliser l’application mobile aussi bien avec SharePoint Online dans Office 365, qu’avec SharePoint 2013 ou 2016 sur sites.

Voilà pour l’application mobile SharePoint pour iOS ! Pour ce qui est des utilisateurs de périphériques Android et Windows, il faudra attendre encore un peu. Le calendrier annoncé par Microsoft prévoit en effet leur mise en ligne dans le courant du second semestre 2016 avec des fonctionnalités similaires.

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8 conseils pour réussir sa migration vers SharePoint 2016

by Developer on 01/08/2016 No comments

Ça y est ! SharePoint 2016 est officiellement disponible sur le marché. Lancée début mai, cette nouvelle version de la plateforme collaborative de Windows propose, bien entendu, de nouvelles fonctionnalités. Pour les utilisateurs des anciennes versions (SharePoint 2010 ou SharePoint 2013), c’est donc le moment de procéder à la migration vers la nouvelle version afin de pouvoir profiter de toutes ces améliorations. Toutefois, cette opération ne doit pas être prise à la légère. En effet, une migration ratée peut occasionner de graves dysfonctionnements du logiciel. Afin de vous éviter ce genre de déconvenues, voici donc 8 bonnes pratiques dont vous devez tenir compte pour une migration SharePoint 2016 réussie.

  1. Faites un audit de votre contenu SharePoint

Une migration, c’est un peu comme un déménagement ; l’occasion de se débarrasser de tout ce qui vous prend de l’espace inutilement. Faire un audit du contenu de votre SharePoint actuel vous permettra donc de ne garder que le contenu dont vous avez réellement besoin pour votre nouveau système. Gardez en tête que moins vous aurez de données à migrer, plus votre migration sera simple.

  1. Respectez la règle des 80/20

Véritable petit mantra de l’organisation, la règle des 80/20 stipule que le contenu réellement utile et exploité par 80 % des utilisateurs représente tout au plus 20 % du contenu total présent sur votre intranet. L’idéal ici est donc d’identifier ces 20 % critiques et de les faire migrer en priorité. En d’autres termes, il s’agit de définir clairement un ordre de priorités dans l’ordre de migration de votre contenu de façon à ne pas paralyser votre activité.

  1. Vérifiez les tailles de fichiers

SharePoint 2016 autorise jusqu’à 10 Gb pour la taille des fichiers. Au moment de l’audit de votre contenu, tâchez donc d’en tenir compte afin de faciliter les transferts.

 

  1. Définissez votre stratégie de migration vers SharePoint 2016

Pour migrer votre contenu, vous avez le choix entre 3 principales méthodes : la méthode manuelle, la méthode automatique, ou un mélange des deux précédentes. Pour faire votre choix de façon efficace, gardez à l’esprit que la migration manuelle est la méthode la moins complexe (simples copier/couper-coller), mais également la plus lente et la plus laborieuse par la même occasion. La migration automatisée est sans doute moins laborieuse, mais elle nécessite de très bonnes connaissances techniques avec un traitement au cas par cas. L’idéal est donc, autant que possible, d’opter pour un mix des deux méthodes avec la détermination en amont d’une stratégie claire.

  1. Sécurité, sécurité et encore sécurité

La sécurité de votre contenu doit être au cœur de votre démarche de migration. Dans ce cadre, pensez à établir une politique bien détaillée, avec les procédures et les outils adéquats à chaque étape. Cela est d’autant plus important si vous optez pour une migration manuelle. Si vous optez pour une migration automatisée, mieux vaut respecter les règles de sécurité de l’ancien système.

  1. Assurez l’après-migration

Une migration SharePoint bien réussie implique aussi de bien effectuer les tâches suivant l’opération proprement dite : nettoyage, vérification des liens, définition des niveaux d’accès et de sécurité, etc.

  1. Assurez-vous que vous avez la configuration logicielle requise

Pour vous assurer de mener à terme votre migration sans souci technique, assurez-vous que votre ordinateur possède la configuration minimale requise pour supporter SharePoint 2016.

  1. SharePoint 2013 au moins

La migration vers SharePoint 2016 se fait exclusivement depuis SharePoint 2013. Si vous travaillez encore sur SharePoint 2010, il vous faudra donc, dans un premier temps, migrer vers la version 2013 avant d’obtenir la dernière version.

Grâce à ces conseils, vous pouvez désormais aborder avec plus de sérénité votre migration vers SharePoint 2016. Essayez de les appliquer et n’hésitez pas à recourir à une assistance technique au besoin, notamment pour l’intégration de vos différents modules complémentaires.

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